Организация архивного хранения документов

Архив – дело тонкое. В том смысле, что содержать и вести документы необходимо правильно. Этого требует не только законодательство. В процессе деятельности предприятия возникает потребность в обработке тех или иных бумаг. Значит, они должны всегда оставаться доступными.

Помимо практической ценности есть еще одна причина, по которой корпоративную документацию надо хранить, – законодательная. По истечению предписанного законом срока бумаги можно утилизировать. Конечно, если и практическую ценность они уже перестали представлять.

На многих предприятиях под архив выделяют целое помещение и нанимают в штат квалифицированного специалиста, который хорошо разбирается как в тонкостях архивации, так и в юридических нормах. Сегодня архивариусы могут проходить курсы повышения квалификации и подготовки в учебных учреждениях, оказывающих подобную услугу.

Но не только подготовкой специалиста предстоит заняться. Помещение  под архив также нуждается во внимании. Его следует оборудовать стеллажами, шкафами и другими мебельными изделиями, обеспечивающими быстрый и удобный доступ к бумагам. Словом, особенностей и тонкостей у архивного хранения документов немало.

Руководители современных предприятий по-разному решают вопрос содержания деловых бумаг. Некоторые действительно выделяют под архив помещение и создают там надлежащие условия. Ведь бумажные носители информации весьма чутко реагируют на воздействия окружающей среды. Они могут истлевать и портиться. Они бояться повышенной влажности, огня, ультрафиолетовых лучей и прочих факторов. Всегда есть риск, что важные сведения будут потеряны. Это, безусловно, неприятно.

Существует и иной способ решить проблему с архивом – доверить его ведение и содержание специализированным компаниям. Сфера деятельности подобных обширна. Такие фирмы оказывают услугу хранения, утилизации, сканирования документации и ее перевода в электронный формат.

Стоит отметить, что электронные хранилища пользуются сегодня повышенным спросом. И не только потому, что обеспечивают безопасность информации. С электронным архивом удобно работать. Файлы доступны в любой день и час. Чтобы найти их, понадобится совсем немного времени.

Вот только оцифровка документации – гораздо более длительный процесс. Процедура перевода бумаг в электронный формат требует наличия не только знаний и опыта, но и специального оборудования. Особенно непросто приходится с так называемыми неформатными документами – схемами, чертежами, книгами и т.д.  Подчас осуществить перевод в электронный вид силами собственными предприятию не удается. В этом случае на помощь также могут прийти сотрудники специализированных компаний.

Узнать подробно обо всех тонкостях создания, ведения и хранения архивов можно на сайте компании ОСГ - www.osgrm.ru. Здесь же каждый может получить высококвалифицированную помощь в области архивирования, хранения, оцифровки и уничтожения корпоративной документации.