Оформляем акт передачи БСО

Расширенная структура организаций (наличие подразделений, значительное количество работников в штате) и использование при осуществлении деятельности БСО, зачастую предполагает работу с бланками не одного должностного лица организации (ИП). Учитывая такое обстоятельство, бланки подлежат передаче должностным лицам подотчет. В бухгалтерии внутреннее перемещение БСО будет отражаться по забалансовому счету.

От организаций, выпускающих БСО, бланки принимаются назначенным руководителем лицом,  ответственным за учет БСО. Дальнейшее движение бланков производится непосредственно через это лицо. Передача бланков должностным лицам  внутри организации допустима на основании оправдательных первичных документов (распоряжение главбуха, с указанием на замену лица, ответственного за БСО, и изменение места хранения бланков). Акт передачи БСО будет являться документом, фиксирующим сам факт передачи бланков.

Следует обратить внимание на обязательность  заключения с лицами, которые в силу исполнения своих обязанностей имеют контакт с БСО, договоров о возложении материальной ответственности.

Передача БСО должностным лицам возможна по акту передачи, содержащему количественный показатель выданных подотчет бланков, или по акту с указанными сроками выдачи БСО (например: на срок расходования бланков - 2 - 3 дня, для подразделений, находящихся на отдаленных территориях - до 7 дней). Лицо, принимающее бланки, проверяет в присутствии ответственного за учет БСО лица все бланки, на предмет их наличия, такая проверка предполагает собой сверку серий и номеров (номинальной стоимости) каждого бланка в отдельности, и пригодность принимаемых БСО для дальнейшего использования в работе. Эта обязанность должностного лица, в будущем сделает невозможным предъявить претензии по вышеуказанным показателям. Прием БСО должностным лицом подтверждается его росписью в книге учета БСО.

Акт передачи БСО составляется в 2-х экземплярах. Подписывается должностным лицом принимающим бланки, ответственным лицом за учет БСО передающим бланки, и визируется лицом, осуществляющим контрольную функцию за работу с БСО (главбухом). Один экземпляр акта подлежит передаче должностному лицу, а второй хранится в учетной бухгалтерской документации.

Обязанность должностного лица принять бланки, возлагает на него и обязанности организовать должный их учет и хранение, а в последующем сдать отработанный (корешки квитанций, копии кассовых ведомостей, кассовые отчеты по отрывным билетам), испорченный или неиспользованный их материал.