Настольная книга нотариуса
Глава 5. Правила нотариального делопроизводства и совершения удостоверительных
надписей нотариусом
§ 1. Общие правила нотариального делопроизводства
От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной
конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов,
четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления
документов.
К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства
является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов
нотариальной практики.
В соответствии со ст. 9 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное
делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами,
утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной
палатой. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства
не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным,
хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству
в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством
юстиции РСФСР 19 августа 1976 г. N 32. Вместе с тем единый порядок
ведения делопроизводства необходим. Особенно важное значение это
имеет при передаче дел от одного нотариуса к другому в связи со
сложением полномочий. Рядом региональных нотариальных палат разработаны
собственные инструкции (положения, правила и т.п.) по делопроизводству,
применяемые нотариусами в пределах области, причем некоторые из
них подготовлены на высоком профессиональном уровне, однако юридическая
сила таких местных правил весьма условна.
В целях единства практики ведения делопроизводства всеми нотариусами
и за неимением иного нормативного материала целесообразно, очевидно,
придерживаться хотя бы основных правил, установленных вышеназванной
Инструкцией и приложением N 1 к ней, естественно, с учетом изменившихся
требований гражданского и семейного законодательства.
При оформлении нотариальных действий нотариусам надлежит руководствоваться
приказом Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. N 99 "Об
утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий,
нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках
и свидетельствуемых документах", приложение к которому содержит
формы нотариальных актов.
Нотариальное делопроизводство ведется на русском языке либо на языке,
предусмотренном законодательством республик в составе РФ, автономной
области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального
действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное
делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены
ему нотариусом или переводчиком.
Делопроизводство нотариуса включает:
- ведение документации, непосредственно связанной с совершением
нотариальных действий;
- организационно-распорядительную документацию;
- работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций
и контроль за их рассмотрением;
- составление номенклатур;
- ведение архива нотариальной конторы.
Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства
и состояние архива несет нотариус. Контроль за исполнением правил
ведения делопроизводства нотариусами, занимающимися частной практикой,
осуществляют органы юстиции совместно с региональными нотариальными
палатами.
Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной
конторе должны вестись следующие книги и журналы (приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству):
а) журнал входящей корреспонденции (форма N 1);
б) журнал исходящей корреспонденции (форма N 2);
в) разносная книга для местной корреспонденции (форма N 3);
г) книга жалоб и предложений (форма N 4).
Указанные книги и журналы, а также все иные книги и журналы должны
быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью органа
юстиции (для государственных нотариальных контор) либо нотариальной
палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой).
[an error occurred while processing the directive]