Настольная книга нотариуса
§ 2. Подготовка служебных документов
При составлении нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей,
ведении реестров для регистрации нотариальных действий а также других
книг, связанных с совершением нотариальных действий, в настоящее
время возможно придерживаться Указаний по заполнению форм реестров
для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств
и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах,
утвержденных Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение
2), опять-таки с учетом имеющихся изменений в действующем гражданском
и семейном законодательстве. В документах организационно-распорядительного
характера следует указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, название
нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная
деятельность, и почтовый адрес (как правило, воспроизводится в бланке
документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении
и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных
положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании,
удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении
и исполнении.
Наименование вида документа должно быть указано на каждом документе
(за исключением письма).
Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 х 297
мм) независимо от его назначения.
Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким
и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется
на извещениях и телефонограммах.
При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие
правила:
- документ адресуется учреждению, его структурному подразделению
или конкретному должностному лицу;
- наименование учреждения и его структурного подразделения указывается
в именительном падеже;
- при направлении документа должностному лицу указывается наименование
учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата
- в дательном;
- почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия
учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда
документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес,
а затем фамилия и инициалы получателя.
Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия
связи места назначения.
Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами,
а месяца - прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ
составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой
стороны документа.
В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего
документ, личная подпись и ее расшифровка, например "Нотариус
(подпись) Н.А.Сергеев".
При подписании документов, составленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей
в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).
Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием
количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении
следует указать лишь количество листов и число экземпляров.
При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.
[an error occurred while processing the directive]