|
________________________
(наименование общества)
|
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
___________ И.О. Фамилия
"__" ____________ 2009 г.
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
"__" ____________ 2009 г.
№ ___________________
секретаря-референта
генерального директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное
и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору
предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами но организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с
высшим, средним специальным образованием и стажем работы
не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения
обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применения средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах
предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета
(в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования, утверждения документов, представляемых на
подпись руководству предприятия. _.____!_
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений
руководства, принимать оперативные меры, направленные на
своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения
и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить
анализ справок и докладов, предоставляемых руководству,
давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями
(как коммерческими, так и государственными) и отдельными
гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия
(телефон, факс и т.п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой
деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы № Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных
работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документацион-ного
обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение
или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю
финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы,
а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий
и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных
с нарушением установленных правил их составления и оформления,
международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в
рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм и методов управленческого труда на
основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий
для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех
документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф "КТ"
или "Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по вопросам проверки исполнения документов и
представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее качество документов, предоставляемых
на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению
документов.
5.3. Несохранность документации, разглашение сведений, имеющих
гриф "Конфиденциально" или "КТ".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей инструкцией.
Генеральный директор____________________________И.О.
Фамилия
Личная подпись
Юрисконсульт______________________________И.О. Фамилия
Личная подпись
___________________________ 200_ г.
|